Агентский договор: как организовать документооборот?

Добрый день, коллеги. Прошу поделиться опытом кто уже работает по агентскому договору. Условия такие. Мы ИП на ОСНО, агент ООО на ОСНО (Леруа Мерлен). 
Мы отгружаем по акту товар на комиссию. Агент от своего имени продает через интернет площадку наш товар от своего имени (пробивает чек от себя). Далее один раз в месяц предоставляет нам отчет агента о проданном товаре с датами продажи,  с указанием фио физ лиц, которые это купили. Также предоставляют УПД на свои услуги. 
Далее по условиям договора мы, получив отчет агента должны выписать УПД теми датами, когда продан товар, и тем лицам, которые указаны в отчете. 
В процессе переговоров, агент говорит, что мы можем выписать упд тем числом, когда они предоставят отчет агента, а не датами продажи товара. 

Вот теперь вопрос: как я могу выписать УПД теми датами, когда был продан товар? и вообще как мы должны на своем предприятии организовать документооборот по данному виду договора?